Panduan · Bot & Otomasi
Cara Menyambungkan Bot ke Data Nyata (Cek Data)
Bot bukan lagi sekadar menjelaskan — ia bisa menjawab "pesanan saya sampai mana?" dengan data nyata dari sistemmu. Panduan ini menuntunmu menyambungkannya langkah demi langkah.
Untuk siapa panduan ini
Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Fitur Cek Data membuat bot bisa menarik data terkini dari sistemmu saat percakapan berlangsung.
Pakai panduan ini saat pelanggan sering bertanya hal yang jawabannya berubah-ubah — "pesanan saya sampai mana?", "tagihan saya berapa?", "stok ukuran M masih ada?". Pertanyaan seperti ini tidak bisa dijawab dari Knowledge Base karena jawabannya ada di sistemmu, bukan materi tetap.
Yang perlu disiapkan
- Tempat datamu berada. Dua pilihan: sebuah Google Sheet (paling mudah, tanpa coding) atau sebuah REST API dari sistemmu (toko online, aplikasi internal).
- Alur Bot dasar sudah kamu pahami — fitur ini dipakai sebagai sebuah langkah di dalam Alur Bot (lihat panduan Alur Bot).
Dua bagian yang perlu dipahami: (1) Sumber Data — koneksi ke tempat datamu, cukup diatur sekali lalu dipakai berkali-kali. (2) Langkah Cek Data di Alur Bot — memanggil sebuah Sumber Data dan menaruh hasilnya ke variabel.
Mengenal halaman Sumber Data
Semua koneksi ke data dikelola di satu halaman: Sumber Data. Perhatikan gambar di bawah.
Yang perlu kamu kenali di halaman ini:
- Tombol "Tambah Sumber Data" di pojok kanan atas — titik mulai membuat koneksi baru.
- Daftar Sumber Data di tengah — semua koneksi yang sudah dibuat, masing-masing bisa diuji coba dan diedit.
Langkah 1 — Susun datamu di Google Sheet
Cara termudah, tanpa coding. Buat spreadsheet dengan baris pertama = nama kolom, mis. nomor_pesanan, status, resi. Tiap baris berikutnya = satu data.
Lalu publikasikan: di Google Sheets buka File → Bagikan → Publikasikan ke web → format CSV → Publikasikan. Salin tautannya — akan dipakai sebentar lagi.
Langkah 2 — Buka halaman Sumber Data & tambah koneksi
Pada sidebar kiri, buka grup BOT & OTOMASI → Sumber Data. Klik tombol Tambah Sumber Data, lalu pilih jenis Google Sheet.
Langkah 3 — Isi koneksi Google Sheet
Pada formulir yang muncul:
- Tempel tautan publikasi dari Langkah 1.
- Kolom Kunci — kolom yang dipakai mencari data, mis.
nomor_pesanan. - Nilai yang dicari — isi
{{nomor_pesanan}}(variabel dari jawaban pelanggan nanti). - Pemetaan Field — hubungkan kolom ke variabel:
status→status,resi→resi.
Alternatif REST API: kalau datamu di sebuah sistem dengan API, pilih jenis REST API: isi alamat URL (boleh menyisipkan {{variabel}}), pilih metode, dan bila perlu token akses isi di bagian Auth (token disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan lagi). Pemetaan Field memakai jalur data, mis. .Cara tahu berhasil
Cek Data-mu bekerja bila, saat dicoba di Uji Coba Bot:
- Mengetik kata pemicu alur lalu memberi nomor yang ada → bot menjawab dengan status/data nyata yang benar.
- Memberi nomor yang tidak ada → bot masuk cabang gagal dan memberi pesan ramah, bukan error.
- Untuk data pribadi: bot menolak menampilkan data bila verifikasi identitas tidak cocok.
Tips
- Mulai dari Google Sheet. Paling cepat dan tanpa coding. Pindah ke REST API hanya bila memang perlu.
- Selalu Uji Coba dulu. Uji Sumber Data di Langkah 4, lalu uji jalur "data tidak ditemukan" lewat Uji Coba Bot.
- Siapkan cabang gagal yang ramah. Sistem bisa saja sedang sibuk — pesan yang baik di cabang gagal menjaga pengalaman pelanggan.
Masalah umum
- Uji Coba Sumber Data gagal — cek tautan publikasi sudah benar (format CSV) dan nama Kolom Kunci sama persis dengan judul kolom di sheet.
- Bot menjawab kosong — Pemetaan Field belum benar; pastikan nama kolom yang dipetakan cocok dengan judul kolom di sumber data.
- Sistem sedang down — langkah Cek Data otomatis masuk cabang Bila gagal; itulah gunanya cabang itu disiapkan.
Pertanyaan Umum
Perlu kemampuan teknis / programmer?
Untuk Google Sheet, tidak. Cukup susun spreadsheet rapi dan publikasikan ke web. Untuk REST API memang butuh alamat API dari sistemmu — minta bantuan penyedia sistem bila perlu.
Apakah token / kunci API saya aman?
Ya. Kredensial disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan kembali setelah disimpan — hanya tertulis "Token tersimpan".
Apa yang terjadi kalau sistem saya sedang down?
Langkah Cek Data akan masuk ke cabang "Bila gagal". Selalu siapkan pesan ramah di cabang itu, mis. menawarkan bantuan CS.
Bisa dipakai berapa Sumber Data dalam satu alur?
Bisa beberapa. Tiap langkah Cek Data memanggil satu Sumber Data; hasilnya bertumpuk di variabel yang sama sepanjang alur.
Lihat fitur ini bekerja di industrimu
Begini Cek Data dipakai menjawab pertanyaan personal di berbagai bidang.