Cara Mengatur Jadwal Layanan dengan Janji Temu

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Fitur Janji Temu mengelola reservasi layanan: konsultasi dokter, perawatan salon, sesi foto, bimbingan, pertemuan konsultan, pendaftaran, dan sejenisnya.

Pakai panduan ini saat: bisnismu melayani dengan jadwal dan kamu ingin reservasi tercatat rapi, tidak bentrok, serta pelanggan dapat pengingat otomatis agar tidak lupa datang.

Yang perlu disiapkan

• Daftar layanan & jam operasionalmu — kapan kamu buka, berapa lama tiap layanan, berapa pelanggan bisa dilayani bersamaan.
• Untuk booking lewat chat: Alur Bot dasar sudah kamu pahami (lihat panduan Alur Bot).

Mengenal halaman Janji Temu

Semua reservasi dikelola di satu halaman: Janji Temu. Perhatikan gambar di bawah.

Yang perlu kamu kenali di halaman ini:

• Tombol "Buat Janji" — titik mulai mencatat reservasi secara manual.
• Daftar booking — tiap kartu mencatat pelanggan, layanan, waktu, petugas, dan status-nya; status bisa diubah langsung dari kartu.
• Panel "Booking Online (Slot & Jadwal)" — pengaturan halaman booking mandiri untuk pelanggan.

Langkah 1 — Buka halaman Janji Temu

Pada sidebar kiri, cari grup menu LAYANAN PELANGGAN, lalu klik Janji Temu. Halaman daftar reservasi terbuka.

Langkah 2 — Buat sebuah janji

Klik tombol Buat Janji, lalu isi:

1. Nama & kontak pelanggan.
2. Layanan yang dipesan.
3. Petugas yang menangani (bila perlu).
4. Waktu & durasi janji temu.

Lalu set status. Pilih Terkonfirmasi bila jadwal sudah pasti — ini penting karena pengingat H-1 baru terjadwal setelah status Terkonfirmasi.

Langkah 3 — Pahami arti tiap status

Tiap booking punya status yang bisa kamu ubah kapan saja lewat pemilih di kartunya:

• Menunggu Konfirmasi — booking baru masuk, jadwalnya belum dipastikan.
• Terkonfirmasi — jadwal pasti; pelanggan otomatis dapat pengingat H-1.
• Selesai — layanan sudah diberikan.
• Dibatalkan — booking batal; pengingatnya ikut dimatikan otomatis.
• Tidak Hadir — pelanggan tidak datang (tandai ini agar terlihat di laporan).

Langkah 4 — Andalkan pengingat H-1 otomatis

Begitu sebuah booking berstatus Terkonfirmasi, sistem otomatis menjadwalkan pengingat H-1: sehari sebelum jadwal, pelanggan menerima pesan pengingat di channel-nya. Ini menekan angka pelanggan tidak datang (no-show). Bila kamu menggeser waktu booking, pengingatnya ikut bergeser otomatis.

Langkah 5 — Terima booking lewat chat (opsional)

Bot bisa menerima permintaan booking langsung dari percakapan. Di Alur Bot, tambahkan langkah Aksi Sistem → Buat Janji Temu. Pelanggan dipandu mengisi datanya, lalu booking masuk berstatus Menunggu Konfirmasi dengan waktu yang diminta tercatat di catatan. Admin tinggal memastikan jadwal dan mengubahnya jadi Terkonfirmasi.

Langkah 6 — Aktifkan booking mandiri (opsional)

Agar pelanggan memilih slot sendiri tanpa chat bolak-balik, buka panel Booking Online (Slot & Jadwal) di halaman Janji Temu:

1. Atur hari buka, jam buka-tutup, durasi tiap slot, dan kapasitas per slot (berapa booking boleh di jam yang sama).
2. Atur jeda minimum (booking minimal sekian jam dari sekarang) dan sampai berapa hari ke depan booking dibuka.
3. Aktifkan "booking langsung terkonfirmasi" bila kamu tak perlu konfirmasi manual.
4. Salin link booking publik (beralamat /book/nama-bisnis) lalu bagikan ke pelanggan — lewat chat, bio Instagram, atau mana saja.

Pelanggan membuka link, memilih tanggal & jam yang tersedia, mengisi nama & nomor — selesai. Sistem mencegah jadwal bentrok otomatis: begitu kapasitas sebuah slot penuh, slot itu hilang dari pilihan.

Cara tahu berhasil

Janji Temu-mu bekerja dengan benar bila:

• Booking yang kamu buat muncul di daftar dengan status yang benar.
• Booking yang di-set Terkonfirmasi memunculkan pengingat H-1 (bisa dicek di menu Pengingat).
• Bila booking mandiri diaktifkan: membuka link `/book/...` menampilkan slot yang tersedia, dan slot yang penuh hilang dari pilihan.

Tips

• Konfirmasi secepatnya. Pengingat H-1 baru terjadwal setelah status Terkonfirmasi — jangan biarkan booking lama menggantung.
• Tandai "Tidak Hadir" dengan jujur. Datanya berguna untuk melihat pola dan mengevaluasi layanan.
• Atur kapasitas slot realistis. Sesuaikan dengan jumlah petugas/ruang yang benar-benar tersedia agar tidak kewalahan.

Masalah umum

• Pengingat tidak terkirim — pastikan booking sudah berstatus Terkonfirmasi; pengingat tidak dibuat untuk status Menunggu Konfirmasi.
• Slot bentrok di booking mandiri — periksa kapasitas per slot; bila diisi terlalu besar, beberapa pelanggan bisa dapat jam yang sama.
• Link booking tidak terbuka — pastikan panel Booking Online sudah diaktifkan dan kamu menyalin link yang benar.