Panduan ยท Layanan Pelanggan
Cara Membuka Antrean Online
Ruang tunggu lega, pelanggan tidak berdiri berjam-jam. Panduan ini menuntunmu mengubah antrean fisik jadi antrean lewat chat โ langkah demi langkah, dari membuat antrean sampai memanggil giliran.
Untuk siapa panduan ini
Panduan ini untuk akun Bisnis (B2B) dan Pemerintah (B2G). Fitur Antrean Online memindahkan antrean dari ruang tunggu fisik ke chat: pelanggan ambil nomor dari mana saja, tahu posisinya, dan datang tepat saat mendekati giliran. Akun UMKM (B2C) tidak menampilkan menu ini.
Pakai panduan ini saat: tempatmu sering penuh sesak di jam ramai โ puskesmas, loket layanan, klinik, kantor instansi โ dan kamu ingin pelanggan tidak menghabiskan waktu berdiri menunggu.
Yang perlu disiapkan
- Gambaran loket/layananmu โ apakah satu antrean cukup, atau perlu antrean terpisah per loket/poli.
- Untuk pendaftaran lewat chat: Alur Bot dasar sudah kamu pahami (lihat panduan Alur Bot).
Mengenal halaman Antrean
Semua antrean dikelola di satu halaman: Antrean. Perhatikan gambar di bawah.
Yang perlu kamu kenali di halaman ini:
- Tombol buat antrean โ titik mulai membuat antrean baru, mis. "Loket Pelayanan" atau "Poli Umum".
- Daftar nomor antrean โ tiap nomor dengan status-nya: Menunggu โ Dipanggil โ Selesai (atau Dilewati).
- Tombol Panggil โ untuk maju ke nomor antrean berikutnya.

Langkah 1 โ Buka halaman Antrean
Pada sidebar kiri, cari grup menu LAYANAN PELANGGAN, lalu klik Antrean. Halaman pengelolaan antrean terbuka.
Langkah 2 โ Buat sebuah antrean
Klik tombol buat antrean, lalu beri nama yang jelas โ mis. Loket Pelayanan, Poli Umum, atau Layanan Surat. Bila tempatmu punya beberapa loket atau jenis layanan, buat antrean terpisah untuk masing-masing agar pelanggan dan petugas tidak tertukar.
Langkah 3 โ Pasang langkah Ambil Antrean di Alur Bot
Agar pelanggan bisa mendaftar antrean sendiri dari chat, buka BOT & OTOMASI โ Flow Bot, edit alurmu, lalu tambahkan langkah Aksi Sistem โ Ambil Antrean. Begitu pelanggan menjalani alur ini (mis. mengetik "antre"), bot otomatis memberinya nomor antrean dan perkiraan giliran.
Langkah 4 โ Pelanggan ambil nomor lewat chat
Pelanggan mengirim chat (mis. mengetik kata pemicu alur), lalu bot membalas dengan nomor antrean dan info posisi โ mis. "Nomor Anda A-024, ada 8 orang di depan Anda". Pelanggan bisa menunggu dari rumah dan mengecek posisinya kapan saja lewat halaman cek antrean publik.
Langkah 5 โ Panggil giliran dari dashboard
Di halaman Antrean, petugas memanggil nomor satu per satu dengan tombol Panggil. Tiap kali ditekan, status nomor bergerak: Menunggu โ Dipanggil โ Selesai. Bila nomor yang dipanggil tidak datang, tandai Dilewati lalu lanjut ke berikutnya โ antrean tetap berjalan tanpa tersendat.
Cara tahu berhasil
Antrean Online-mu sudah berjalan bila:
- Saat diuji di Uji Coba Bot, menjalani alur antrean membuat bot memberi nomor antrean.
- Nomor baru itu muncul di daftar halaman Antrean berstatus Menunggu.
- Menekan Panggil benar-benar menggerakkan status nomor antrean.
- Pelanggan bisa mengecek posisinya lewat halaman cek antrean publik.
Tips
- Beri nama antrean yang jelas. Bila ada beberapa loket, nama yang rapi mencegah pelanggan dan petugas tertukar.
- Pakai status Dilewati dengan jujur. Nomor yang tidak datang ditandai Dilewati supaya antrean tidak macet di satu orang.
- Sebut perkiraan giliran. Memberi tahu "ada sekian orang di depan" membuat pelanggan bisa mengatur waktu datang.
Masalah umum
- Bot tidak memberi nomor antrean โ pastikan langkah Aksi Sistem "Ambil Antrean" sudah terpasang di Alur Bot dan alurnya aktif.
- Antrean macet โ kemungkinan ada nomor yang ditunggu padahal pelanggannya tidak datang; tandai Dilewati lalu lanjutkan.
- Pelanggan bingung antreannya yang mana โ bila ada beberapa antrean, pastikan alur bot mengarahkan ke antrean yang tepat sesuai layanan yang diminta.
Pertanyaan Umum
Apakah pelanggan harus install aplikasi?
Tidak. Pelanggan cukup chat lewat WhatsApp atau Telegram. Pengambilan nomor dan pengecekan posisi semua lewat chat dan halaman web biasa.
Bagaimana kalau nomor antrean tidak datang saat dipanggil?
Petugas bisa menandai nomor itu Dilewati lalu lanjut ke berikutnya. Antrean tetap berjalan tanpa tersendat.
Bisa punya beberapa antrean sekaligus?
Bisa. Buat antrean terpisah untuk tiap loket atau jenis layanan, masing-masing dengan nomor sendiri.
Bagaimana pelanggan tahu posisinya sudah dekat?
Pelanggan bisa membuka halaman cek antrean publik kapan saja untuk melihat posisinya, sehingga bisa datang tepat saat mendekati giliran.
Lihat fitur ini bekerja di industrimu
Begini Antrean Online dipakai melegakan ruang tunggu di berbagai bidang.
Puskesmas & Kesehatan Daerah
Warga ambil nomor antrean poli lewat WhatsApp dan menunggu dari rumah โ ruang tunggu pagi tidak lagi penuh sesak.
SelengkapnyaInstansi & Layanan Publik
Warga mengambil nomor loket layanan sebelum datang ke kantor โ antrean tertib dan petugas tidak repot memanggil nama satu per satu.
Selengkapnya