Cara Mengelola Produk & Pesanan Tokomu

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk akun UMKM (B2C) dan Bisnis (B2B) yang menjual barang. Menu Produk menyimpan katalog daganganmu supaya bot bisa menjawab soal harga dan stok, sementara menu Pesanan mencatat dan mengelola tiap pesanan yang masuk.

Pakai panduan ini saat: kamu ingin bot membantu pelanggan berbelanja — menjawab "produk ini masih ada?", menghitung total, sampai mencatat pesanan tanpa kamu mengetik manual.

Yang perlu disiapkan

• Daftar produkmu — nama, harga, stok, dan tipe (barang fisik / produk digital / jasa). Foto produk opsional tapi membantu.
• Bila produkmu banyak, siapkan datanya di Excel atau Google Sheets — nanti bisa diimpor sekaligus.

Mengenal halaman Produk

Buka menu Penjualan → Produk di sidebar kiri. Kamu akan tiba di halaman seperti gambar di bawah. Yang perlu kamu kenali di sini:

• Daftar produk — semua barang yang sudah kamu daftarkan, lengkap dengan harga dan stoknya.
• Tombol tambah produk — untuk memasukkan produk satu per satu.
• Tombol "Import CSV" — untuk memasukkan banyak produk sekaligus dari sebuah file.

Langkah 1 — Buka halaman Produk

Pada sidebar kiri, cari grup menu PENJUALAN, lalu klik Produk. Halaman terbuka menampilkan katalogmu.

Langkah 2 — Tambah produk satu per satu

Klik tombol tambah produk. Sebuah form muncul — isi:

1. Nama produk — nama yang dikenali pelanggan.
2. Deskripsi — penjelasan singkat (opsional, tapi membantu bot menjawab).
3. Harga dan stok — angka terkini.
4. Tipe produk — pilih barang fisik, produk digital, atau jasa.
5. Foto — opsional.

Simpan. Produk langsung tampil di daftar dan bisa dipakai bot.

Langkah 3 — Atau impor banyak produk sekaligus lewat CSV

Punya puluhan produk? Tidak perlu mengetik satu per satu. Klik tombol Import CSV, lalu:

1. Klik Unduh Template — kamu mendapat file contoh berisi kolom yang dibutuhkan (nama, SKU, harga, stok, tipe).
2. Isi template itu dengan daftar produkmu — dikerjakan di Excel atau Google Sheets.
3. Unggah file CSV-nya. Sistem membaca tiap baris, lalu menambah produk baru atau memperbarui produk lama yang SKU-nya sama.
4. Selesai impor, kamu menerima laporan: berapa produk dibuat, diperbarui, dan dilewati — lengkap dengan alasan tiap baris bermasalah.

Impor menghormati kuota produk paketmu, dan kolom toleran nama berbahasa Indonesia maupun Inggris.

Mengenal halaman Pesanan

Sekarang ke pengelolaan pesanan. Buka menu Penjualan → Pesanan di sidebar. Halaman ini menampilkan pesanan yang masuk beserta statusnya.

Status pesanan tidak sekadar "selesai/belum" — ia bergerak bertahap:

Menunggu Pembayaran → Dibayar → Diproses → Dikirim → Selesai

Langkah 4 — Pajukan status pesanan & kabari pelanggan

Pada halaman Pesanan, pilih sebuah pesanan lalu majukan statusnya saat pesanan benar-benar bergerak — misalnya dari Diproses ke Dikirim.

Tiap kali kamu memajukan status, pelanggan bisa diberi notifikasi proaktif lewat chat — jadi mereka tidak perlu bertanya "pesanan saya sampai mana?". Pelanggan juga bisa mengecek sendiri lewat halaman lacak pesanan (lihat panduan Lacak Pesanan & Cek Resi).

Sebagian status bergerak otomatis — misalnya saat pembayaran terkonfirmasi, pesanan langsung naik ke Dibayar.

Langkah 5 — Biarkan bot membuat pesanan dari chat (opsional)

Tidak perlu mencatat pesanan manual. Bot bisa membuat pesanan langsung saat percakapan, lewat langkah Buat Pesanan di Alur Bot:

• Pelanggan memilih produk dan jumlah di chat.
• Bot menghitung total.
• Pesanan otomatis tercatat di menu Pesanan dengan status awal Menunggu Pembayaran.

Pasang langkah ini pada alur yang dipicu kata seperti "mau pesan". Cara membuat alur ada di panduan Alur Bot (Flow).

Cara tahu berhasil

Produk & Pesanan-mu siap bila:

• Katalogmu sudah berisi produk dengan harga dan stok yang benar.
• Saat diuji di Uji Coba Bot, bot menjawab pertanyaan harga/stok sesuai data produk.
• Pesanan yang masuk muncul di menu Pesanan dan statusnya bisa kamu majukan bertahap.
• Riwayat pesanan seorang pelanggan tampil di profil kontaknya — memudahkan saat dia memesan lagi.

Tips

• Jaga harga & stok selalu terbarui. Bot menjawab sesuai data terakhir — data usang membuat bot memberi informasi keliru atau menjanjikan barang habis.
• Pakai SKU yang konsisten. SKU adalah kunci impor CSV — produk dengan SKU sama akan diperbarui, bukan diduplikat.
• Isi berat produk bila kamu menjual barang fisik — berguna saat menghitung ongkos kirim (lihat panduan Cek Ongkir).

Masalah umum

• Sebagian baris CSV dilewati — periksa laporan impor; biasanya karena harga berisi karakter selain angka atau kolom wajib kosong.
• Bot menawarkan barang yang sudah habis — stok belum diperbarui. Kurangi stok tiap ada penjualan, atau biarkan langkah Buat Pesanan mengurangi otomatis.
• Tidak bisa menambah produk lagi — kuota produk mengikuti paket langgananmu; cek apakah sudah penuh.