Cara Merapikan Kontak & Profil Pelanggan

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Menu Contacts adalah buku alamat pelangganmu: tempat semua nama, nomor, label, catatan, dan riwayat percakapan tersimpan rapi di satu daftar.

Pakai panduan ini saat: kamu ingin merapikan daftar pelanggan, mengelompokkannya supaya mudah disaring saat broadcast, atau melihat riwayat seorang pelanggan sebelum membalas chat-nya.

Yang perlu disiapkan

• Akses ke dashboard (cukup lewat browser, tanpa coding).
• Bila ingin menarik kontak dari WhatsApp: satu channel WhatsApp sudah terhubung — lihat panduan Channel WhatsApp bila belum.

Mengenal halaman Contacts

Buka menu Saluran & Tim → Contacts di sidebar kiri. Kamu akan tiba di halaman seperti gambar di bawah. Yang perlu kamu kenali di sini:

• Tabel kontak di tengah — tiap baris satu pelanggan, lengkap dengan nama, nomor, label, dan penanda sumber.
• Filter "Sumber" di atas tabel — menyaring kontak berdasarkan dari mana ia masuk (chat, sinkronisasi, tarik grup, manual).
• Tombol-tombol aksi — "Sinkron WhatsApp", "Validasi WA", dan tombol tambah kontak manual.
• Penanda di tiap baris — badge seperti Valid, Bisnis, atau Pribadi muncul setelah kamu menjalankan validasi WhatsApp.

Langkah 1 — Buka halaman Contacts

Pada sidebar kiri, cari grup menu SALURAN & TIM, lalu klik Contacts. Halaman buku alamat terbuka dengan daftar kontak yang sudah ada.

Langkah 2 — Pahami dari mana kontak masuk

Kontak bisa masuk dari beberapa sumber, dan kamu tidak perlu mengetik semuanya satu per satu:

• Otomatis dari chat — begitu seseorang menghubungi bisnismu, nomornya tersimpan sendiri.
• Sinkronisasi WhatsApp — menarik kontak dari nomor WhatsApp yang terhubung.
• Tarik kontak grup — anggota grup WhatsApp dimasukkan ke daftar (lihat panduan Grup WhatsApp).
• Manual — kamu tambahkan sendiri lewat tombol tambah kontak.

Pakai filter Sumber di atas tabel untuk melihat kontak per asalnya.

Langkah 3 — Sinkronkan kontak dari WhatsApp

Klik tombol Sinkron WhatsApp. Sistem menarik kontak dari nomor WhatsApp yang terhubung ke daftar Contacts. Proses berjalan bertahap — kontak akan muncul memenuhi tabel setelah selesai.

Langkah 4 — Beri label pada kontak

Label adalah pengelompokan bebas — satu kontak boleh punya beberapa label sekaligus. Inilah kunci supaya broadcast nanti tepat sasaran. Buka sebuah kontak, lalu tambahkan label sesuai kelompoknya, mis. Pelanggan Setia, Calon Pembeli, atau Murid Aktif SMP.

Langkah 5 — Lengkapi profil kontak

Klik sebuah kontak untuk membuka profil detailnya. Di sini kamu bisa melihat dan mengisi:

• Nama, perusahaan, jabatan — identitas pelanggan.
• Tahap — posisi pelanggan dalam alur penjualanmu (lihat panduan Pipeline).
• Catatan — hal penting yang perlu diingat tentang pelanggan ini.
• Riwayat percakapan & jumlah pesanan — terisi otomatis, jadi kamu tahu konteks tanpa bertanya ulang.

Langkah 6 — Validasi nomor WhatsApp

Klik tombol Validasi WA untuk memeriksa apakah nomor kontak benar-benar aktif di WhatsApp, sekaligus menandai mana yang akun bisnis dan mana yang pribadi. Prosesnya berjalan bertahap dengan jeda aman; klik lagi bila kontak masih banyak. Setelah selesai, tiap baris mendapat badge Valid, Bisnis, Pribadi, atau Bukan WA.

⚠️ Sistem hanya mengelola dan memvalidasi kontak yang sudah kamu miliki. Membuat atau menebak nomor acak tidak didukung — berisiko pemblokiran nomor dan melanggar perlindungan data pribadi.

Cara tahu berhasil

Buku alamatmu sudah rapi bila:

• Daftar Contacts terisi — kontak dari chat, sinkronisasi, dan grup semua muncul.
• Tiap kontak punya label yang sesuai, dan kamu bisa menyaring tabel per label.
• Membuka sebuah kontak menampilkan profil lengkap beserta riwayat percakapannya.
• Setelah validasi, kontak punya badge status WhatsApp yang jelas.

Tips

• Beri label sejak awal. Kontak yang sudah berlabel langsung siap dipakai broadcast yang tepat sasaran.
• Isi catatan profil. Saat pelanggan menghubungi lagi, kamu tinggal buka profilnya — tak perlu bertanya hal yang sama dua kali.
• Validasi sebelum broadcast besar. Menyaring nomor yang tidak aktif lebih dulu membuat broadcast lebih hemat dan aman.

Masalah umum

• Kontak hasil sinkronisasi tidak muncul — pastikan channel WhatsApp berstatus Terhubung, lalu ulangi Sinkron WhatsApp.
• Validasi berhenti di tengah — itu wajar; prosesnya dibatasi per batch demi keamanan nomor. Klik Validasi WA lagi sampai semua kontak tervalidasi.