Solusi
Sukseskan Setiap Acara, Otomatiskan Layanan Pelanggan Anda
Tingkatkan efisiensi, respons cepat, dan koordinasi tim untuk Event Organizer & MICE dengan AI customer service.
Masalah yang sering terjadi
- Banjirnya pertanyaan prospek tentang paket, tanggal, dan ketersediaan, seringkali di luar jam kerja.
- Kesulitan mengelola berbagai permintaan dan revisi proposal dari banyak klien secara bersamaan.
- Koordinasi yang rumit antara tim internal, vendor, dan klien, rawan miskomunikasi.
- Proses penjadwalan pertemuan atau survei lokasi yang masih manual dan memakan waktu.
- Peluang bisnis hilang karena respons lambat atau informasi yang tidak konsisten.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur BantuCS |
|---|---|
| Respons pertanyaan 24/7 | AI Bot + Knowledge base |
| Kelola prospek & permintaan kompleks | Tiket/kasus bernomor + CRM pipeline |
| Jadwal meeting & survei lokasi | Janji temu + Pengingat otomatis |
| Sediakan informasi layanan konsisten | Knowledge base + Katalog produk/layanan |
| Komunikasi massal & follow-up | Broadcast pesan massal multi-channel |
| Optimalkan alur kerja tim | Routing departemen + Flow builder |
Cara kerjanya
- Prospek mengajukan pertanyaan melalui WhatsApp atau widget web, dijawab instan oleh AI Bot menggunakan informasi dari Knowledge base tentang paket acara.
- Jika pertanyaan spesifik atau memerlukan kustomisasi, AI Bot mengumpulkan detail awal melalui Flow builder dan membuat tiket yang otomatis diteruskan ke tim sales/project EO yang relevan.
- Tim EO menerima tiket, melihat riwayat percakapan, dan melanjutkan komunikasi secara personal, menggunakan Janji temu untuk menjadwalkan presentasi atau survei lokasi.
- Setelah acara, sistem mengirim survei CSAT otomatis kepada klien dan pesan broadcast massal kepada peserta untuk informasi lanjutan atau promosi acara berikutnya.
- Semua interaksi, janji temu, dan status klien tercatat di CRM pipeline untuk pelacakan dan pelaporan kinerja.
Contoh nyata
Bayangkan "EventPro Solutions" (contoh), sebuah EO yang sering kewalahan dengan email dan telepon masuk dari calon klien yang menanyakan ketersediaan tanggal, paket, dan harga. Sebelum menggunakan BantuCS, tim mereka harus menjawab satu per satu, seringkali di luar jam kerja. Dengan BantuCS, AI Bot mereka kini bisa menjawab sebagian besar pertanyaan awal secara instan 24/7 dari Knowledge base yang berisi detail semua paket, venue partner, dan FAQ. Ketika ada klien yang serius ingin diskusi lebih lanjut, AI Bot akan mengarahkan mereka ke Flow Builder untuk mengisi detail kebutuhan dan secara otomatis menjadwalkan panggilan dengan tim sales yang relevan, lengkap dengan pengingat otomatis. Tim EventPro Solutions kini bisa fokus pada merancang acara yang spektakuler, bukan lagi terjebak menjawab pertanyaan repetitif.
Hasilnya
⚡️ Respons instan 24/7 untuk prospek, tidak ada lagi peluang yang terlewat karena waktu. 🎯 Kualifikasi prospek lebih cepat dan akurat, tim sales fokus pada klien potensial tinggi. 🗓️ Penjadwalan pertemuan dan survei lokasi otomatis, mengurangi pekerjaan administratif. 📈 Peningkatan kepuasan klien berkat komunikasi yang konsisten dan efisien di setiap tahap.
Pertanyaan Umum
Bisakah BantuCS membantu saya mengelola koordinasi dengan vendor dan tim internal?
Ya, dengan fitur tiket/kasus bernomor dan routing departemen, Anda bisa mendelegasikan dan melacak tugas atau pertanyaan internal/eksternal, memastikan setiap pihak mendapatkan informasi yang tepat dan responsif.
Bagaimana BantuCS memastikan informasi yang diberikan kepada klien selalu akurat dan terbaru?
BantuCS menggunakan Knowledge base yang Anda isi dengan semua informasi penting bisnis Anda. AI Bot akan merujuk ke sana untuk menjawab pertanyaan, memastikan konsistensi dan akurasi informasi kapan pun klien bertanya.
Apakah BantuCS bisa membantu saya mengumpulkan feedback dari klien setelah acara?
Tentu. Anda bisa menggunakan Flow builder untuk membuat survei CSAT otomatis yang dikirim setelah acara selesai. Selain itu, fitur broadcast pesan massal bisa digunakan untuk mengirimkan follow-up atau promosi kepada daftar kontak yang relevan.